Case Study - Lagerwirtschaft-Software: Von der Zettelwirtschaft zum KI-gestützten Bestandsmanagement
Ein Haustechnik-Betrieb mit 3 Standorten verwaltete sein Lager über eine 16 Jahre alte Delphi-Anwendung – ergänzt durch Excel-Listen und Zettelwirtschaft. Wir haben das System übernommen, modernisiert und KI-gestütztes Bestandsmanagement integriert. Fehlbestände sanken um 78 %.
- Kunde
- Schuster Haustechnik GmbH
- Datum
- Leistung
- Software Ownership & KI-Integration
Die Ausgangslage
Die Schuster Haustechnik GmbH installiert und wartet Heizungs-, Sanitär- und Klimaanlagen in der Region Regensburg. Mit 65 Mitarbeitern an 3 Standorten braucht der Betrieb täglich Zugriff auf tausende Ersatzteile und Materialien.
Das Problem: Drei Standorte, drei verschiedene Systeme, null Überblick.
Standort 1 (Hauptsitz): Delphi-Anwendung
Am Hauptsitz lief eine 16 Jahre alte Delphi-Desktop-Anwendung. Entwickelt 2009 von einem lokalen Softwarehaus, das inzwischen geschlossen hatte. Die Software konnte:
- Artikelstammdaten verwalten
- Ein- und Ausgänge buchen
- Mindestbestände anzeigen
- Einfache Auswertungen erstellen
Aber sie lief nur lokal auf einem Windows-PC im Lager. Kein Netzwerkzugang, keine Web-Oberfläche, kein mobiler Zugriff.
Standort 2 und 3: Excel und Zettel
Die beiden Außenstandorte hatten keinen Zugang zur Lagersoftware. Stattdessen:
- Excel-Listen pro Standort (manuell gepflegt)
- Zettelwirtschaft für Ein- und Ausgänge
- Telefonate mit dem Hauptsitz: „Habt ihr noch 50er-Kupferrohre?"
- Wöchentlicher Abgleich per E-Mail (der selten stimmte)
Der Zustand im Detail
| Bereich | Zustand |
|---|---|
| Technologie | Delphi 7, Firebird-Datenbank, lokale Installation |
| Standort-Abdeckung | 1 von 3 (nur Hauptsitz) |
| Artikelstamm | 4.200 Artikel, davon ~800 veraltet/inaktiv |
| Bestandsgenauigkeit | ~62 % (gemessen bei letzter Inventur) |
| Fehlbestände pro Monat | 35–45 (Material nicht da, obwohl „auf Lager") |
| Notfall-Bestellungen | 8–12 pro Woche (teuer, per Express) |
| Zeitaufwand Abgleich | ~6 Stunden pro Woche |
| Monatliche Kosten | ~7.800 € (externer Support + Workarounds + Expressbestellungen) |
| Dokumentation | Nicht vorhanden |
„Jede Woche hatten wir Monteure, die auf der Baustelle standen und das Material nicht da war. Dann Express-Bestellung beim Großhändler – zum doppelten Preis. Das hat uns ein Vermögen gekostet."
— Christine Schuster, Geschäftsführerin
Die versteckten Kosten der Zettelwirtschaft
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Externer IT-Support (Delphi-System am Leben halten) | 1.200 € |
| Express-Bestellungen durch Fehlbestände | ~3.500 € Aufschlag |
| Zeitaufwand manueller Abgleich (3 Standorte) | ~2.100 € (Arbeitszeit) |
| Monteur-Leerlauf bei fehlendem Material | ~1.000 € |
| Tatsächliche Gesamtkosten | ~7.800 €/Monat |
Phase 1: Übernahme und Analyse (Wochen 1–4)
Kick-off Meeting (Tag 1)
- Teilnehmer: Geschäftsführerin, Lagerleiter Hauptsitz, Standortleiter 2 und 3, Einkauf, unser Team
- Dauer: 3 Stunden
- Ziel: Verstehen, wie Material über alle 3 Standorte fließt
Kernfrage: Wie arbeiten die 3 Standorte zusammen – und wo entstehen die Lücken?
Standort-Besuche (Woche 1)
Wir haben jeden Standort persönlich besucht – jeweils einen halben Tag:
| Standort | Beobachtungen |
|---|---|
| Hauptsitz | Delphi-System funktioniert grundsätzlich, aber Daten sind veraltet. Lagerist bucht nur 70 % der Ein-/Ausgänge. |
| Standort 2 | Excel-Liste mit 1.200 Artikeln. Letzte Aktualisierung: 3 Wochen her. Reale Bestände stimmen bei ~50 %. |
| Standort 3 | Papier-Zettel am Regal. Kein digitales System. Bestellungen per Telefon oder WhatsApp. |
KI-gestütztes System-Audit (Woche 2)
Mit KI-Tools haben wir den Delphi-Quellcode analysiert:
- 42.000 Zeilen Delphi-Code dokumentiert und kartiert
- Datenmodell der Firebird-Datenbank vollständig rekonstruiert
- Geschäftslogik extrahiert: Mindestbestand-Berechnung, Bestellvorschläge, Inventur-Prozess
- 8 kritische Probleme identifiziert (fehlende Datensicherung, keine Berechtigungen, SQL-Injection)
Manuell hätte die Analyse gut 18 Arbeitstage gedauert. Mit KI-Tools waren es 7.
Mehr dazu: Softwareentwicklung mit KI optimieren – So senken Unternehmen ihre Kosten
Inventur-Workshop (Woche 3)
- Teilnehmer: Geschäftsführerin, Lagerleiter, Einkauf
- Dauer: 2 Stunden
- Thema: Aktuelle Prozesse, Schwachstellen, Wunschliste
Ergebnis: Priorisierte Liste mit 12 Anforderungen – die wichtigsten:
- Alle 3 Standorte im gleichen System (höchste Priorität)
- Echtzeit-Bestände, standortübergreifend
- Automatische Bestellvorschläge
- Mobile Buchung (Smartphone/Tablet)
- Barcode-Scanner-Integration
Roadmap-Präsentation (Ende Woche 3)
- Teilnehmer: Geschäftsführerin, Standortleiter, Lagerleiter, Einkauf
- Dauer: 2 Stunden
- Inhalt: Audit-Ergebnisse, Modernisierungsstrategie, 90-Tage-Roadmap
Die 90-Tage-Roadmap
| Zeitraum | Schwerpunkt | Ziel |
|---|---|---|
| Woche 1–4 | Analyse & Planung | System verstanden, Anforderungen klar, Roadmap steht |
| Woche 5–7 | Kernsystem | Artikelstamm + Ein-/Ausgänge als Webanwendung |
| Woche 8–10 | Multi-Standort | Alle 3 Standorte live, mobile Buchung |
| Woche 11–12 | KI-Features | Bestelloptimierung, Anomalie-Erkennung |
| Ab Monat 4 | Ownership Retainer | Dauerhafte Betreuung und Weiterentwicklung |
Phase 2: Stabilisierung und Migration (Wochen 5–12)
Sprint 1: Kernsystem (Woche 5–7)
Daten-Migration:
- 4.200 Artikel aus Firebird exportiert
- 800 veraltete Artikel bereinigt (in Abstimmung mit dem Einkauf)
- 3.400 aktive Artikel nach Azure SQL migriert
- Bestände aus Delphi + Excel + Papier zusammengeführt (2 Tage Inventur an allen Standorten)
Neue Webanwendung:
- ASP.NET Core 8 + Blazor Server
- Artikelverwaltung mit Suche, Filter, Kategorien
- Ein- und Ausgangsbuchung mit Barcode-Scanner
- Echtzeit-Bestandsanzeige pro Standort und gesamt
- Benutzer-Rollen: Lagerist, Einkauf, Standortleiter, Geschäftsführung
Sprint 2: Multi-Standort und Mobile (Woche 8–10)
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Standort-Zuordnung | Jeder Artikel hat Bestände pro Standort |
| Standort-Transfer | Material zwischen Standorten umbuchen |
| Mobile Buchung | Responsive Weboberfläche für Smartphone und Tablet |
| Barcode-Scanner | Kamera-basiert via Smartphone (keine Extra-Hardware) |
| Benachrichtigungen | Push bei Mindestbestand, Bestelleingang, Transfers |
Go-Live Standort 2 (Woche 9):
- Schulung: 1,5 Stunden vor Ort mit allen Mitarbeitern
- Ergebnis: Sofort produktiv – die Web-Oberfläche war intuitiver als die Excel-Liste
Go-Live Standort 3 (Woche 10):
- Schulung: 1 Stunde vor Ort
- Ergebnis: „Endlich kein Zettel mehr" – O-Ton Standortleiter
Sprint 3: KI-Integration (Woche 11–12)
Der größte Hebel: KI-gestütztes Bestandsmanagement.
1. Automatische Bestellvorschläge:
- KI analysiert Verbrauchshistorie, Saisonalität und aktuelle Aufträge
- Wöchentliche Bestellvorschläge werden automatisch generiert
- Einkauf prüft und bestätigt mit einem Klick
2. Anomalie-Erkennung:
- Ungewöhnliche Bestandsänderungen werden gemeldet (z.B. plötzlich 200 Kupferfittings weniger)
- Verhindert Buchungsfehler und Schwund
3. Vorausschauende Nachbestellung:
- KI prognostiziert den Bedarf der nächsten 2 Wochen basierend auf offenen Aufträgen
- Material wird bestellt, bevor es fehlt – nicht danach
Mehr dazu: KI-Integration in Bestandssoftware – Praxisbeispiele für den Mittelstand
Wöchentliche Status-Meetings
Während der gesamten Phase 2:
- Jeden Mittwoch, 30 Minuten – Fortschritt, Blocker, nächste Schritte
- 3 Schulungstermine (je 1–1,5 Stunden pro Standort)
- 1 Inventur-Tag an allen Standorten für die Daten-Migration
Total in Phase 2: 8 Status-Meetings + 3 Schulungen + 1 Inventur-Tag
Phase 3: Ownership Retainer (ab Monat 4)
Was im monatlichen Retainer enthalten ist (4.900 €/Monat)
- Wartung & Updates: Framework-Updates, Sicherheitspatches, Azure-Management
- Weiterentwicklung: Neue Features und Anpassungen nach Bedarf der Standorte
- Support: Schnelle Hilfe bei Problemen – Reaktionszeit unter 4 Stunden
- Monitoring: Alle 3 Standorte werden rund um die Uhr überwacht
- Monatlicher Report: Was wurde umgesetzt, welche Kennzahlen haben sich verändert
Monatliches Review-Meeting
Jeden Monat, 1 Stunde – abwechselnd vor Ort und remote:
- Rückblick: Systemmetriken, Bestandsgenauigkeit, Bestelloptimierung
- Feedback: Was brauchen die Standorte, was wünscht sich der Einkauf?
- Planung: Priorisierung der nächsten Features
Was in 6 Monaten Retainer erreicht wurde
| Monat | Umgesetzte Features |
|---|---|
| Monat 4 | Lieferanten-Schnittstelle (automatische Bestellübermittlung an 3 Hauptlieferanten) |
| Monat 5 | Inventur-Modul (standortweise oder gesamt, mit Differenz-Report) |
| Monat 6 | Dashboard für Geschäftsführung (Lagerwert, Umschlagshäufigkeit, Top-Artikel) |
| Monat 7 | Foto-Dokumentation (Artikel-Bilder direkt vom Smartphone) |
| Monat 8 | Integration Handwerkersoftware (Aufträge → Materialentnahme automatisch) |
| Monat 9 | Retourenmanagement und Reklamations-Tracking |
Warum Ownership langfristig günstiger ist: Software Ownership vs. Agentur
Die Ergebnisse nach 9 Monaten
- Weniger Fehlbestände
- 78%
- Standorte in einem System (vorher nur 1)
- 3
- Bestandsgenauigkeit (vorher 62 %)
- 91%
- Express-Bestellungen pro Woche (vorher 8-12)
- 0
Vorher vs. Nachher im Detail
| Kennzahl | Vorher (Delphi + Excel + Papier) | Nachher (Ownership) | Veränderung |
|---|---|---|---|
| Monatliche Kosten | ~7.800 € (inkl. versteckter Kosten) | 4.900 € (fest) | -37 % |
| Einmalige Migration | – | 15.000 € | Einmalig |
| ROI der Migration | – | – | Nach 5,2 Monaten |
| Standorte im System | 1 von 3 | 3 von 3 | +200 % |
| Bestandsgenauigkeit | ~62 % | 91 % | +29 Prozentpunkte |
| Fehlbestände/Monat | 35–45 | 8–10 | -78 % |
| Express-Bestellungen/Woche | 8–12 | 0–1 | -95 % |
| Abgleich-Aufwand | 6h/Woche | 0 (Echtzeit) | -100 % |
| Dokumentation | Nicht vorhanden | Vollständig | Vollständig erstellt |
Kostenrechnung über 12 Monate
| Vorher (Flickenteppich) | Nachher (Ownership) | |
|---|---|---|
| Monatliche Kosten × 12 | 93.600 € | 58.800 € |
| Express-Bestellungen (Aufschlag) × 12 | ~42.000 € | ~1.200 € |
| Einmalige Migration | – | 15.000 € |
| Gesamtkosten Jahr 1 | ~135.600 € | 75.000 € |
| Ersparnis | 60.600 € (45 %) |
Die vollständige Kostenanalyse: Was kostet Softwareentwicklung in Deutschland 2026?
Was die Kundin sagt
Freitagnachmittag den Lagerbestand über drei Standorte per Excel abgleichen – das hat mich jahrelang wahnsinnig gemacht. Jetzt mache ich morgens das Dashboard auf und sehe sofort, wie es aussieht. Und das mit den automatischen Bestellvorschlägen spart uns locker eine Stunde am Tag.
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