Software Ownership vs. Agentur: Warum monatliche Betreuung günstiger ist

Die drei Modelle im Vergleich

Wenn Ihre Software weiterentwickelt oder betreut werden muss, gibt es im Wesentlichen drei Optionen:

1. Agentur – Sie beauftragen projektweise
2. Freelancer – Sie buchen stundenweise
3. Software Ownership – Jemand übernimmt dauerhaft die Verantwortung

Alle drei können funktionieren. Aber wenn Sie eine bestehende Software haben, die jeden Tag laufen muss und weiterentwickelt werden soll, unterscheiden sich die Modelle deutlich.

Modell 1: Die klassische Agentur

So funktioniert es

Sie definieren ein Projekt, die Agentur erstellt ein Angebot, und nach einigen Wochen oder Monaten wird geliefert. Zwischen den Projekten passiert nichts.

Was es kostet

Die versteckten Kosten

Onboarding-Schleife: Bei jedem Projekt arbeitet sich ein neuer Entwickler in Ihr System ein. Das zahlen Sie jedes Mal mit.

Niemand denkt mit: Zwischen den Projekten kümmert sich niemand um Ihre Software. Bugs bleiben offen, Sicherheitslücken werden nicht gepatcht, kleine Verbesserungen warten ewig.

Projekte statt Produkt: Eine Agentur will das Projekt abschließen – was danach mit der Software passiert, ist nicht ihr Problem.

Abhängigkeit ohne Verantwortung: Die Agentur kennt Ihr System – aber sie fühlt sich nicht dafür verantwortlich. Wenn es um 3 Uhr nachts ausfällt, ist das Ihr Problem.

Modell 2: Der Freelancer

So funktioniert es

Sie finden einen guten Entwickler, buchen ihn stundenweise oder auf Teilzeitbasis, und er arbeitet an Ihrem System.

Was es kostet

Klingt günstig – wo ist der Haken?

Verfügbarkeit: Ein guter Freelancer hat mehrere Kunden. Wenn es bei Ihnen brennt, arbeitet er vielleicht gerade an einem anderen Projekt.

Bus-Faktor 1: Wenn der Freelancer krank wird, im Urlaub ist oder aufhört, steht Ihr System ohne Betreuung da. Kein Backup, kein Wissenstransfer.

Keine Struktur: Freelancer liefern Code – aber selten Prozesse. Kein Monitoring, keine Release-Planung, kein proaktives Handeln.

Skalierung unmöglich: Wenn plötzlich mehr Kapazität gebraucht wird, kann ein einzelner Freelancer das nicht abfangen.

Modell 3: Software Ownership

So funktioniert es

Ein erfahrener Partner übernimmt die dauerhafte technische Verantwortung für Ihre Software. Nicht projektweise, nicht stundenweise – sondern als fester Bestandteil Ihres Unternehmens.

Was es kostet

Was Sie dafür bekommen

• Ein Ansprechpartner, der Ihr System kennt – nicht jedes Mal ein neuer
• Proaktives Handeln – Probleme werden behoben, bevor sie eskalieren
• Planbare Kosten – jeden Monat derselbe Betrag, keine Überraschungen
• Echte Verantwortung – wenn etwas nicht läuft, ist es unser Problem
• Kontinuierliche Verbesserung – neue Features, Optimierungen, Updates

Der ehrliche Kostenvergleich

Nehmen wir ein typisches Szenario: Ein mittelständisches Unternehmen mit einer geschäftskritischen .NET-Anwendung, die monatlich ca. 40 Stunden Aufmerksamkeit braucht.

Die Zahlen liegen nah beieinander. Der eigentliche Unterschied: Bei Ownership kümmert sich jemand dauerhaft um Ihr System. Bei den anderen Modellen nicht.

Wann welches Modell Sinn macht

Agentur wählen, wenn:

• Sie ein einmaliges Projekt haben (neue Website, einmalige Migration)
• Sie kein laufendes System betreuen müssen
• Budget für ein klar abgegrenztes Projekt vorhanden ist

Freelancer wählen, wenn:

• Sie zusätzliche Kapazität für Ihr internes Team brauchen
• Ein CTO oder Tech Lead vorhanden ist, der den Freelancer steuert
• Die Aufgaben klar definiert und überschaubar sind

Software Ownership wählen, wenn:

• Sie ein geschäftskritisches System haben, das dauerhaft laufen muss
• Kein internes Dev-Team vorhanden ist
• Sie planbare Kosten statt Projektbudgets wollen
• Der ursprüngliche Entwickler nicht mehr verfügbar ist
• Sie einen Partner suchen, der mitdenkt statt nur abarbeitet

So sieht Ownership in der Praxis aus

Drei Unternehmen, drei verschiedene Ausgangssituationen – alle jetzt mit Software Ownership:

• Freelancer verschwunden: Reiser Reisen stand mit einem Azure-Kundendashboard ohne Betreuer da. Kosten: vorher 9.200 €/Monat (unplanbar), jetzt 4.900 €/Monat (fest). → Case Study Reiser Reisen

• Agenturen zweimal gescheitert: Bauer Metallbau hatte 85.000 € für gescheiterte Neuentwicklungen ausgegeben. Wir modernisierten das Bestehende – für einen Bruchteil der Kosten. → Case Study Bauer Metallbau

• Flickenteppich über 3 Standorte: Schuster Haustechnik verwaltete Lager mit Delphi, Excel und Zetteln. Jetzt ein System für alle Standorte, mit KI-gestütztem Bestandsmanagement. → Case Study Schuster Haustechnik

Was ein Ausfall wirklich kostet

Stellen Sie sich vor, Ihre Software fällt einen Tag aus. Können Ihre Mitarbeiter arbeiten? Können Ihre Kunden bestellen?

Bei den meisten mittelständischen Unternehmen kostet ein Tag Ausfall 5.000–50.000 €. Dagegen ist ein monatlicher Retainer von 3.900 € überschaubar – zumal Sie dafür nicht nur Absicherung bekommen, sondern auch laufende Weiterentwicklung.

Fazit

Software Ownership kostet auf den ersten Blick ähnlich wie die Alternativen. Der Unterschied: Sie bekommen jemanden, der Ihr System kennt, sich dafür verantwortlich fühlt und jeden Monat daran arbeitet. Nicht nur wenn ein Projekt läuft.

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