Case Study - Mini-ERP aus Access und VBA: Wie ein Metallbaubetrieb sein System modernisiert hat
Ein Metallbaubetrieb mit 45 Mitarbeitern betrieb seit 11 Jahren ein selbstgebautes Mini-ERP in Access und VBA. Statt Neuentwicklung haben wir das System schrittweise modernisiert – mit .NET, Azure und KI. Das Ergebnis: 60 % weniger manuelle Arbeit und planbare Kosten.
- Kunde
- Bauer Metallbau GmbH
- Datum
- Leistung
- Software Modernisierung & Ownership
Die Ausgangslage
Die Bauer Metallbau GmbH fertigt Geländer, Treppen und Stahlkonstruktionen für Bauunternehmen und Privatkunden. Im Zentrum stand: Ein selbstgebautes Mini-ERP in Microsoft Access, das 2014 von einem Mitarbeiter entwickelt wurde, der inzwischen in Rente ist.
Das System verwaltete alles:
- Auftragsverwaltung – Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine
- Lagerverwaltung – Materialbestände, Bestellungen, Mindestmengen
- Rechnungsstellung – Rechnungen erstellen, Mahnwesen, DATEV-Export
- Kundendatenbank – Kontakte, Projekte, Ansprechpartner
- Kalkulation – Materialkosten, Arbeitszeiten, Margen
45 Mitarbeiter hingen an diesem System. Lief es nicht, ging nichts. Und es lief auf einem einzigen Windows-Server.
Die gescheiterten Neuanfänge
Bevor wir ins Spiel kamen, hatte Bauer Metallbau zwei Versuche einer Neuentwicklung hinter sich:
| Versuch | Anbieter | Kosten | Dauer | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| 2021 | Lokale Agentur | 35.000 € | 6 Monate | Abgebrochen – Anforderungen unklar, Budget überschritten |
| 2023 | Freelancer | 50.000 € | 8 Monate | Prototyp geliefert, aber unbrauchbar – wichtige Funktionen fehlten |
| Gesamt | 85.000 € | 14 Monate | Kein Ergebnis |
„85.000 Euro in den Sand gesetzt. Zwei Mal hat man uns versprochen, alles wird besser, moderner, schneller. Zwei Mal saßen wir am Ende mit nichts da – außer dem alten Access."
— Stefan Bauer, Geschäftsführer
Der Zustand des Access-Systems
| Bereich | Zustand |
|---|---|
| Technologie | Access 2016 + VBA, Jet-Datenbank auf Netzlaufwerk |
| Benutzer | Max. 5 gleichzeitig (danach Abstürze) |
| Datenmenge | 1,2 GB – an der Grenze der Access-Kapazität |
| Backups | Manuell, einmal pro Woche (wenn jemand dran denkt) |
| Ausfälle | 1–2x pro Monat Datenbankkorruption |
| Performance | Monatsauswertungen dauerten 15–20 Minuten |
| Workarounds | 3 Excel-Listen als Ergänzung, weil Funktionen fehlten |
| Dokumentation | Nicht vorhanden |
| Kosten | ~6.500 €/Monat (externer Admin + Notfall-Fixes + Workaround-Aufwand) |
Phase 1: Übernahme und Analyse (Wochen 1–4)
Kick-off Meeting (Tag 1)
- Teilnehmer: Geschäftsführer, Büroleitung, Werkstattleiter, unser Team
- Dauer: 3 Stunden
- Ziel: Verstehen, wie der Betrieb wirklich arbeitet – nicht nur, was die Software tut
Wir haben uns hingesetzt und jeden Prozess von Anfang bis Ende angeschaut – von der Anfrage bis zur Rechnung, jeden Workaround, jede Excel-Liste. Die beiden gescheiterten Versuche vorher hatten genau das nicht getan: Die hatten die Technik geplant, ohne den Betrieb zu verstehen.
Prozess-Workshops (Woche 1–2)
| Workshop | Teilnehmer | Dauer | Thema |
|---|---|---|---|
| Auftragsabwicklung | Büroleitung, 2 Sachbearbeiter | 2h | Vom Angebot bis zum Lieferschein |
| Lager & Einkauf | Werkstattleiter, Lagerist | 1,5h | Bestände, Bestellungen, Mindestmengen |
| Rechnungswesen | Buchhalterin, Geschäftsführer | 2h | Rechnungen, Mahnwesen, DATEV-Export |
| Kalkulation | Geschäftsführer, Werkstattleiter | 1,5h | Materialpreise, Arbeitszeiten, Margen |
Ergebnis: Eine vollständige Prozessdokumentation. In 11 Jahren hatte die vorher niemand gemacht.
KI-gestütztes System-Audit (Woche 2–3)
Mit KI-Tools haben wir 28.000 Zeilen VBA-Code analysiert:
- 87 VBA-Module dokumentiert und katalogisiert
- Geschäftslogik extrahiert – was berechnet das System wie?
- Datenmodell vollständig rekonstruiert (42 Tabellen, 180 Beziehungen)
- 14 kritische Bugs identifiziert (davon 3, die zu Fehlberechnungen führten)
Ohne KI-Tools hätten wir dafür gut 25 Arbeitstage gebraucht. Mit KI waren es 10.
Mehr dazu: Softwareentwicklung mit KI optimieren – So senken Unternehmen ihre Kosten
Roadmap-Präsentation (Ende Woche 3)
- Teilnehmer: Geschäftsführer, Büroleitung, Werkstattleiter
- Dauer: 2 Stunden
- Inhalt: Audit-Ergebnisse, Modernisierungsstrategie, 90-Tage-Roadmap, Kostenplan
Unsere Empfehlung: Das System nicht neu bauen. Die Daten und die bewährte Logik übernehmen und Stück für Stück in eine moderne Webanwendung überführen.
Die 90-Tage-Roadmap
| Zeitraum | Schwerpunkt | Ziel |
|---|---|---|
| Woche 1–4 | Übernahme & Analyse | System verstanden, Prozesse dokumentiert |
| Woche 5–8 | Migration Kern | Auftragsverwaltung + Kundendatenbank in .NET |
| Woche 9–11 | Migration Erweiterung | Lager + Rechnungswesen migriert |
| Woche 12 | Go-Live | Vollständige Ablösung des Access-Systems |
| Ab Monat 4 | Ownership Retainer | Weiterentwicklung + neue Features |
Phase 2: Stabilisierung und Migration (Wochen 5–12)
Der Migrations-Ansatz: Modul für Modul
Statt eines Big-Bang-Wechsels haben wir Modul für Modul migriert. Das Access-System lief parallel weiter, während die neue .NET-Anwendung Stück für Stück übernahm.
Woche 5–6: Auftragsverwaltung
- Daten aus Access nach Azure SQL migriert
- Auftragserfassung, Angebote und Lieferscheine als Webanwendung
- Erster Meilenstein: Mitarbeiter arbeiteten ab Woche 6 im neuen System
Woche 7–8: Kundendatenbank und Kalkulation
- 2.400 Kundendatensätze bereinigt und migriert
- Kalkulationslogik 1:1 übernommen (die funktionierte gut!)
- Neue Kalkulationsansicht mit Echtzeit-Vorschau der Marge
Woche 9–10: Lagerverwaltung
- 1.800 Artikel mit Beständen migriert
- Automatische Nachbestellung bei Mindestmengen (vorher: Excel-Liste)
- Barcode-Scanner-Integration für Warenein- und -ausgang
Woche 11: Rechnungswesen
- Rechnungserstellung im neuen System
- DATEV-Export automatisiert (vorher: manueller CSV-Export, fehleranfällig)
- Automatisches Mahnwesen nach konfigurierbaren Regeln
Woche 12: Go-Live und Access-Abschaltung
- Finaler Datenabgleich
- Access-System als Archiv-Zugang behalten (read-only)
- Schulung aller 12 Büro-Mitarbeiter (2 Stunden)
Wöchentliche Status-Meetings
Während der gesamten Migrationsphase gab es jeden Freitag ein 30-Minuten-Update:
- Was wurde diese Woche erreicht?
- Gibt es Blocker oder offene Fragen?
- Was ist der Plan für nächste Woche?
Total in Phase 2: 8 Status-Meetings + 2 Schulungstermine
Technologie-Stack der neuen Anwendung
| Komponente | Technologie |
|---|---|
| Backend | ASP.NET Core 8, C# |
| Frontend | Blazor Server (einfach für interne Anwendung) |
| Datenbank | Azure SQL |
| Hosting | Azure App Service |
| CI/CD | GitHub Actions |
| Monitoring | Application Insights |
| Tests | 380 automatisierte Tests |
Warum Modernisierung fast immer besser ist als Neuentwicklung: Legacy Software modernisieren: Was es kostet und warum es sich lohnt
Phase 3: Ownership Retainer (ab Monat 4)
Was im monatlichen Retainer enthalten ist (4.900 €/Monat)
- Wartung & Updates: Framework-Updates, Sicherheitspatches, Azure-Management
- Weiterentwicklung: 3–4 neue Features oder Verbesserungen pro Monat
- Support: Reaktionszeit unter 4 Stunden bei kritischen Problemen
- Monitoring: 24/7 Systemüberwachung
- Monatlicher Report: Transparenter Überblick über alle Aktivitäten
Monatliches Review-Meeting
Jeden ersten Montag im Monat, 1 Stunde:
- Rückblick: Umgesetzte Features, Systemmetriken, Nutzerfeedback
- Prioritäten: Was braucht der Betrieb als Nächstes?
- Roadmap-Update: Quartalsweise Planung der größeren Themen
KI-Integration: Automatisierte Angebotserstellung
Das Feature, das am meisten verändert hat: KI-gestützte Angebotskalkulation.
Vorher tippte der Geschäftsführer jedes Angebot manuell – Positionen suchen, Preise kalkulieren, Text formulieren. Pro Angebot: 45–60 Minuten.
Jetzt:
- Anfrage wird ins System eingegeben (Kunde, Produkt, Maße)
- KI schlägt passende Positionen aus vergangenen Angeboten vor
- Materialpreise werden automatisch aus dem Lager gezogen
- Angebotstext wird KI-gestützt formuliert
- Geschäftsführer prüft und versendet
Zeitersparnis: 30 Minuten pro Angebot – bei 15 Angeboten pro Woche sind das 7,5 Stunden pro Woche.
Mehr dazu: KI-Integration in Bestandssoftware – Praxisbeispiele für den Mittelstand
Die Ergebnisse nach 8 Monaten
- Weniger manuelle Arbeit durch Automatisierung
- 60%
- Datenbankkorruptionen (vorher 1-2x/Monat)
- 0
- Wöchentliche Zeitersparnis durch KI-Angebote
- 7,5h
- Weniger als die gescheiterten Neuversuche
- 85.000 €
Vorher vs. Nachher im Detail
| Kennzahl | Vorher (Access/VBA) | Nachher (Ownership) | Veränderung |
|---|---|---|---|
| Monatliche Kosten | ~6.500 € (schwankend) | 4.900 € (fest) | -25 % |
| Einmalige Migration | – | 18.000 € | Einmalig |
| Gleichzeitige Benutzer | Max. 5 | Unbegrenzt | Keine Limits |
| Datenbankausfälle | 1–2x/Monat | 0 | -100 % |
| Monatsauswertung | 15–20 Minuten | 2 Sekunden | -99 % |
| Angebotserstellung | 45–60 Min. | 15–20 Min. | -65 % |
| DATEV-Export | Manuell, fehleranfällig | Automatisch | Fehlerfrei |
| Workaround-Excel-Listen | 3 | 0 | Komplett abgelöst |
| Dokumentation | Nicht vorhanden | Vollständig | Komplett neu erstellt |
Kostenrechnung: Modernisierung vs. gescheiterte Neuentwicklung
| 2 gescheiterte Neuversuche | Modernisierung + Ownership | |
|---|---|---|
| Einmalige Kosten | 85.000 € (für nichts) | 18.000 € (funktioniert) |
| Monatliche Kosten (12 Monate) | Weiterhin 6.500 €/Monat = 78.000 € | 4.900 €/Monat = 58.800 € |
| Gesamtkosten Jahr 1 | 163.000 € | 76.800 € |
| Ergebnis | Altes Access läuft weiter | Modernes System, KI-Features |
Mehr über die tatsächlichen Kosten: Was kostet Softwareentwicklung in Deutschland 2026?
Was der Kunde sagt
Ehrlich gesagt hatte ich null Vertrauen mehr, nachdem die beiden anderen Versuche gescheitert waren. Aber die haben sich erst mal hingesetzt und zugehört, statt gleich draufloszuplanen. Nach 3 Wochen lief der erste Teil im neuen System. Und nach 12 Wochen war Access endgültig Geschichte.
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